Колледжді басқарудағы бұлттық шешімдердің тиімділігі

Білім беру мекемесінде бұлттық технология тиімді жұмыс жасауы үшін:
1) жылдамдығы жоғары интернет; 2) заманауи ноутбук, компьютер, мобильді интерактивті тақта, графикалық планшет 3) білікті педагог керек. Басшы және сауатты IT мамандары бірлесіп осы үштікті қамтамасыз еткен жағдайда білім алушыларға сапалы білім беру мүмкіндігі артады. Бұлттық технология ұғымы соңғы он жылда елімізде жиі айтылады және әзірге университеттер мен инновациялық мектептер бұл бағыттағы жұмыстарын орталықтанған түрде жолға қойған. Бұл ретте өздерінің тиімді шешімдерін ұсынған негізгі екі жүйе: Gooogle және Microsoft корпорацияларының сервистері ерекше.

Gooogle өнімдері бұқаралық сипатқа ие, себебі еліміздегі миллиондаған смартфон тұтынушылары аккаунттарын осы жүйеде ашады. Диск, Youtube, Meet, Jamboard, Класс, Документы, Таблицы, Презентаций, Формы тәрізді отыз түрлі программа білім беру ісімен қатар жалпы заманауи кеңсе жұмыстарын да жүргізуге қажетті мүмкіндіктерді тегін ұсынуда. Нәтижесінде Gooogle аккаунты бар кез келген тұтынушы өзінің жеке гаджеттерінде болсын, жұмыс компьютерінде болсын өз мәліметтеріне еркін қатынай алады. Дегенмен Диск көлемі 15 Гб болғандықтан үлкен мәліметтермен жұмыс жасауға, жинақтауға қиындық туындайды. Мысал ретінде Gooogle кестелермен жұмысты үйретуші семинар сілтемесін ұсына аламын: https://youtu.be/092B0Jzc2c4.

Microsoft өнімдері біздің компьютерлік технология туралы біліміміз бен практикалық дағдыларымызды қалыптастырушы тарихи маңызды рөлге ие. Windows операциялық жүйесі мен MS Office өнімдері болмаса бүгінгі күнде компьютерде не істер едік?! Білім беру саласына Microsoft шығарған бұлттық технологияларға негізделген өнімдер өте көп. One Drive, Outlook, Planner, Sway, Teams, Kaizala, Forms, Word, Excel, Power Point, Whiteboard, To Do тәрізді отыз түрлі программаның локалды және онлайн режимде жұмыс жасайтын мүмкіндіктері қазіргі күнде заманауи компаниялардың жұмыстарында сән емес, қажеттілікке айналды. Әсіресе бір мезетте бірнеше нүктеден бір мәліметті бірлесіп өңдеу қызметін қазіргі заманның таңғажайып ерекшеліктері деп тануымызға болады. Біздің ұйым ішінде ғана емес, перспективада облысымыздың барлық колледждері арасында да корпоративті оқытуға, басқаруға қолайлы шешімдерді тәжірибемізге енгізу үшін 2022 жылы тамыз айында Орал ақпараттық колледжіне itc.edu.kz доменін меншіктедік. Office 365 A1 тарифін оқытушылар үшін 5000, студенттер үшін 10000 аккаунт ашу мүмкіндігімен іске қостық. 5000-нан 102-ні, 10000-нан 60-ын пайдаланып 1 жыл көлемінде практикамызға енгіздік. Осылайша әйгілі Майкл Уоткинстің «Жаңа қызметте табысқа жету стратегиясы» нұсқауларына сай тұрақтылықты сақтау үшін өзгерістерді біртіндеп енгізу жолына түстік.

1) One Drive программасының көмегімен колледждің кіріс, шығыс хаттарынан бастап барша файл алмасу әрекеттерімізді жүйеледік. Менің жұмыс үстелімде «Бұлт» деп аталатын бір ғана қаптама бар. Барша файлдарыма интернет арқылы кез келген нүктеден, кез келген гаджеттен өз логин-паролімді қолданып қатынай аламын. «ITC Кіріс», «ITC Шығыс», «ITC Жалпы» деген қаптамалар тікелей жұмысқа байланысты мәліметтерді қамтиды. Әр қаптамаға мазмұны бойынша қызметкерлердің қатынау мүмкіндіктері әртүрлі. Мысалы, «ITC Кіріс» мазмұнын әкімшілік мүшелері түгел көре алады және мұнда реттік нөмірлері бойынша айларға бөлінген кіріс хаттары орналасады. Виза қойылған кіріс хаттары орындалуы үшін жұмыстағы Whatsapp чатымызда «Жазира Е. - №450 хат», «Абзал М. - №456 хат» деген тәрізді жазу ғана болады. Білім басқармасынан немесе басқа да органдардан келген хаттардың мазмұны біздің жұмыс чатымызда ешқашан ашық таратылмайды.

«ITC Шығыс» қаптамасына директор және хатшы ғана қатынай алады. «ITC Жалпы» қаптамасы ішкі құрылымға сай «Әдіскер», «ПЦК», «Конференция» тәрізді қаптамаларды қамтиды.

2) Outlook программасының көмегімен «Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.» поштамыз арқылы электрондық хат алмасу жүйеміз жолға қойылды. 2022 жылдың қазан айында ҚР Ұлттық қауіпсіздік комитеті БҚО бойынша Департаментінен «Ақпараттық қауіпсіздік» мәселелеріне қатысты арнайы хат түсті: мемлекеттік мекемелерде Mail.ru – пошта сервисін қолдануға болмайтыны ескертілді. Біз өз кезегімізде 2022 жылдың шілде айынан бастап қызметтік хат алмасу үшін Outlook программасында EDU.KZ - білім беру қызметін жүзеге асыратын Қазақстан Республикасы резиденттерінің ұйымдары үшін үшінші деңгейдегі домендік атауларды тіркейтін платформаға көшкенімізді хабарладық. Мәселеге осы тұрғыдан келгенде еліміз бойынша барлық колледждер қазақстандық пошта серверлеріне жаппай көшуі тиіс деп санаймыз.

3) Word, Excel, Power Point программаларының ағымдық жұмыстарды орындауда локалды және онлайн нұсқаларының қатар жасауы теңдессіз мүмкіндіктердің бірі. Ең кең таралған Майкрософт өнімдері болғандықтан, бұл бағдарламалармен локалды түрде жұмыс жасау көпшілікке таныс. Ал онлайн режимде бір құжатпен бірнеше қолданушы бір сәтте немесе әрқайсысы өзіне қолайлы уақытта жұмыс жасаудың артықшылықтары көп. Мысалы, қазіргі күнде қандай да бір уақытша берілген тапсырма аясында біріккен уақытша топ Whatsapp-та уақытша топ ашады да, аралық жұмыс файлдарын біреулері өзара шектеусіз сала береді, екіншілері сәл өңдеп қайта салады. Нәтижесінде гаджеттердің жадына артық жүктеме түседі, командалық жұмыс ретсіз сипат алады. Колледж қызметкерлері өз кәсібімен қатар, заманға сай кеңселік жетілген нұсқада жұмыс жасауды меңгерсе еңбек нарығында еркін өз орнын табар мықты маманға айналады.

Құжаттарға, қаптамаларға жалпы қатынау құқын ашудың локалды және онлайн браузердегі нұсқадан ашу жолдары бар. Және олар «өзгерте алу» немесе тек «көре алу» мүмкіндіктерімен сілтеме жасай алады.

Орал ақпараттық технологиялар колледжінің ұжымы БҚО білім басқармасының басшысы А.Ә. Мыңбаеваның тапсырмасы бойынша осы бағыттағы жұмыстарымызды тарату үшін бірнеше мәрте оқыту семинарларын өткіздік:

4) Planner программасы менеджер үшін аса қажетті құрал. Мекеме жұмысын жүйелі жүргізу үшін қалам мен қойын дәптер бүгінгі күнде аздық етеді. Басшы өз командасына тапсырмаларын түрлі сегменттерге, орындаушыларға, мерзімдерге, орындалу статустарына, басымдақтарға зейін қоя отырып сауатты цифрлық жолмен тарата білгені абзал. Нәтижесінде басшы да, қызметкерлер де мерзімі қойылған, орындалу уақыты тіркелетін, мобильді кестеде ұтымды жұмыс жасайды, еңбек өнімділіктері артады. Мысалы, осы 2023 жылдың облыстық және республикалық тамыз конференциясын өткізу шараларын реттеу үшін менің Planner-дегі жоспарым «Тамыз-2023» деп аталады және мұнда 7-29 тамыз аралығындағы істер тізімі орналасады. Жоспар жасалуы үшін алдымен атқарушылар тізімі жасақталады. Бұл ретте Эндрю Стивен Гроувтың «Өте өнімді менеджмент» кітабындағы «... жиналысқа сегіз адамнан артық қатысудың қажеті жоқ» - деген нұсқауын ескеруді жөн көремін. Мысалы менің бұл шарадағы жұмыс тобым өзімді қосқанда алты адамнан тұрады. Платформада жоспардың бейнеленуі Тор,Тақта, Диаграмма, Кесте режимдерін қолдайды. Біздің жағдайда педагогикалық қызметке ең жақыны – Тақта режимі тәрізді. Әрі қарай тақтада міндеттер тізімін топтастырудың сегменттер немесе орындаушылар бойынша деп аталатын тәсілдері қолайлы.

Әр іске орындалу белгісін қоюға, файлдарды қоюға, комментарийлер жазуға, ішкі міндеттерді тағайындауға болады. Жалпы интерфейс интуитивті меңгеріп кетуге болатындай жеңіл және ықшам жасалған.

Диаграмма режимі істер тізімінің орындалу статистикасын көрнекі ұсынады. Талдау жасауға аса қолайлы. Сонымен қатар, орындаушылардың атқарған істерінің көлемдері де айқын көрінеді. Қызметкерлердің жұмысқа деген қатынастары, еңбек өнімділіктері туралы да белгілі қорытынды жасауға объективті көрсеткіштер жиналады. Эйзенхауер матрицасына сүйенсек әрдайым маңызды және шұғыл емес істерге көбірек зейіндерімізді шоғырландыруымыз қажет. Өкінішке орай біздің жүйеде әлі де еш регламентке сыймайтын шұғыл, аса шұғыл тапсырмалар кездесіп отырады. Және ондай тапсырмалар басты бағдарымыздан ауытқытып, еңбек өнімділіктерімізге кері әсерін тигізетіні де бар.

Жалпы алғанда бұлттық шешімдерді тиімді ұсынушы Microsoft өнімдерінің 30 шақты программаларының осындай бастапқы алтауы туралы өз тәжірибемізбен бөлістік.